Se você está em busca de otimizar e deixar a sua gestão agrícola mais eficiente, existem alguns recursos que podem tornar essa missão mais prática – um software de gestão integrado à uma planilha financeira, por exemplo, é uma estratégia que pode transformar a forma de você lidar com o seu negócio.
Afinal, ter uma fazenda é muito mais do que apenas plantar e colher.
Dentro dessas duas metas fundamentais, existem diversos processos que envolvem cuidados como: pagamento de colaboradores, investimento em insumos, compra e manutenção de maquinários e implementos, manejos e muito mais.
Tudo isso gera algum tipo de impacto nas finanças, sendo extremamente importante manter o controle dessas movimentações sempre atualizado e completo.
Ao conhecer todos os gastos, custos e prejuízos, a tomada de decisões para as próximas safras se torna muito mais eficaz e assertiva.
Além disso, ter a certeza sobre tudo o que gerou receita para o seu negócio e fazer o balanceamento entre entradas e saídas é essencial para que você saiba se sua fazenda está realmente gerando lucro.
E até mesmo descobrir que é possível ganhar mais dinheiro com pequenas mudanças significativas.
Confira a seguir algumas dicas de como construir uma planilha financeira que te ajudará a ter sempre em mãos a saúde do seu negócio, permitindo com que você trabalhe para melhorá-la cada vez mais!
1. Conheça os seus gastos
Para construir uma planilha financeira eficiente e ter uma gestão de qualidade, o primeiro erro que todo e qualquer produtor deve evitar é o de desconhecer os gastos do seu negócio.
Sem saber quanto dinheiro sua fazenda tem consumido, é impossível saber se ela está gerando lucro ou prejuízos, independente do faturamento e dos ganhos registrados.
Se você não sabe exatamente quanto gasta para produzir ou tocar sua propriedade, não conseguirá elaborar novas estratégias para ganhar mais dinheiro.
Afinal, um dos pilares principais para aumentar o faturamento é a redução de perdas e de gastos.
No setor do agronegócio, esse controle de saídas é ainda mais relevante.
Isso, porque, qualquer atividade agropecuária ou agrícola envolve muitas etapas e gastos diferentes, seja com insumos, mão de obra, maquinários e equipamentos, etc.
Se você tem possui um histórico detalhado de todos os gastos presentes em sua fazenda, você pode estar se iludindo de que os ganhos estão sendo positivos, enquanto acumula prejuízos que poderão estourar futuramente.
No entanto, se você está nessa situação e deseja transformar o seu negócio, não se preocupe. A planilha financeira servirá exatamente para anotar e registrar todos esses dados fundamentais de uma forma prática e de fácil visualização.
2. Separe um tempo de qualidade para construir sua planilha financeira
Montar sua planilha financeira pode ser muito mais fácil do que você imagina
Porém, é necessário separar um tempo de qualidade para organizar tudo com paciência e atenção.
No setor dos gastos, todo e qualquer custo precisa estar registrado, de manejos e processos essenciais da atividade até salários de funcionários, taxas e impostos.
Mas atenção: um dos principais erros dos empreendedores de qualquer setor é misturar suas finanças pessoais às da empresa.
Para evitar cair nessa armadilha que atrapalha a visão real da saúde do seu negócio, separe atenciosamente todos os gastos que são pessoais e particulares, mesmo que eles envolvam algo relacionado à empresa (como o uso de veículo da fazenda para compromissos particulares ou ligações pessoais na linha da propriedade).
Para ter tempo e clareza de tudo o que precisa ser feito, uma boa dica é aproveitar o momento da entressafra para se organizar.
Ou, então, contar com a ajuda profissional ou de um software de gestão para a elaboração da planilha.
Se estiver no momento de transição entre uma safra e outra, aproveite esse momento para anotar todas as despesas e receitas da última safra e assim planejar com eficácia a próxima.
Nesse momento, também é importante colher todas as informações sofre estoque, armazenamento e manutenção dos equipamentos necessários.
3. Dados indispensáveis para sua planilha financeira
Para exemplificar melhor, listamos alguns dos dados que precisam estar presentes e sempre atualizados para que sua planilha financeira funcione corretamente:
- Insumos: sementes, fertilizantes, defensivos agrícolas, inoculantes, corretores de solo, etc;
- Área de aplicação: qual a dimensão onde os insumos e manejos agrícolas serão realizados, em talhões, hectares ou uma unidade de medida que funcione adequadamente para sua propriedade;
- Quantidade de produto por área: qual o volume de cada insumo que você precisará aplicar por talhão ou hectare;
- Preço dos produtos de acordo com quantidade: qual o valor total para cada insumo de acordo com a área em que ele será aplicado.
Esses são só alguns exemplos de gastos que devem estar listados em sua planilha.
Dessa mesma forma, é preciso adicionar as informações sobre todas as demais etapas de cultivo, como manejo, preparo de solo, colheita, poda, replantio, etc.
Uma ótima dica é planejar a planilha com uma representação em gráficos gerada automaticamente a partir dos dados inseridos.
Dessa forma, você conseguirá visualizar facilmente o que tem gerado mais gastos em sua fazenda, podendo tomar medidas de redução que aumentarão sua margem de lucro final.
Se algum insumo está liderando a lista de custos, por exemplo, você poderá adotar estratégias como renegociação ou mudança de fornecedor.
Já se os gastos maiores são com defensivos agrícolas, você poderá estudar novas formas de manejo que visem reduzir esse custo, como o MIP (Manejo Integrado de Pragas).
4. Use a tecnologia a seu favor
Para conseguir construir sua planilha financeira e fazer com que ela funcione corretamente, é importante ter conhecimento em excel ou outro programa que possibilite a criação interativa dessa ferramenta.
No entanto, se você não tem tanta familiaridade com essa ferramenta ou gostaria de ter algo mais prático para esses registros, sua melhor opção são os softwares de gestão.
Os modelos presentes atualmente no mercado permitem com que você apenas insira os dados e veja tudo sendo calculado automaticamente na palma de suas mãos.
Além disso, a tecnologia ainda pode te ajudar a enxergar problemas e gargalos financeiros em sua fazenda que podem ser facilmente resolvidos.
Com um bom software de gestão você poderá atualizar sua planilha de qualquer lugar e acessá-la a qualquer momento, usando apenas um tablet ou celular.
E para completar, o armazenamento inteligente desses sistemas integrados de gestão garantem a segurança dos seus dados, evitando perdas e erros por problemas nos computadores ou dispositivos móveis.
Com o uso da tecnologia a favor do seu negócio, você poderá otimizar seus recursos, aumentar sua produtividade e reduzir perdas, vendo os frutos desse empenho aumentarem a cada nova safra de sucesso.
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